Charte de confidentialité

DECLARATION DE CONFIDENTIALITE

HOYNG ROKH MONEGIER LLP (Amsterdam et Bruxelles), HOYNG ROKH MONEGIER VÉRON AARPI (Paris), Hoyng Reimann Osterrieth Köhler Haft Monégier du Sorbier Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB (Düsseldorf, Mannheim et Munich) et HOYNG ROKH MONEGIER Espagne LLP (Madrid) sont les membres de HOYNG ROKH MONEGIER Europe LLP (dénommés ensemble « HRM » et individuellement un ou le « membre(s) »).

Chaque membre est responsable du traitement des données personnelles relatives à ses clients, potentiels clients, ses contacts professionnels et toute autre personne qui contacte HRM/un membre ou dont les données personnelles sont réceptionnées par HRM/un membre. HRM partage ces données personnelles avec ses membres dans les cas où cela est nécessaire, et le cas échéant, les membres en question deviennent responsables conjoints du traitement.

La présente Déclaration de confidentialité décrit les types et catégories de données personnelles collectées et traitées par les membres de HOYNG ROKH MONEGIER Europe LLP, les finalités et les fondements légaux de cette collecte et ce traitement de données, la durée de ce traitement de données, les mesures prises pour protéger ces données et les droits des personnes concernées.


Champ d’application de la présente Déclaration de confidentialité
Cette Déclaration de confidentialité s’applique à toutes les personnes dont les données personnelles sont traitées par HRM ou par l’un de ses membres, dont :
•    Les clients
•    Les éventuels clients
•    Les contacts
•    Les visiteurs du site internet HRM
•    Les réceptionnaires des informations envoyées par HRM ou ses membres
•    Toute personne qui contacte HRM ou un membre ou dont les données personnelles sont traitées par HRM ou un membre, dont les postulants.


Les données traitées
HRM traite les données personnelles qui nous sont communiquées dans le cadre des affaires, aussi bien directement par la personne concernée, par exemple lors d’une visite sur notre site internet, qu’indirectement, par exemple à travers d’autres moyens tels que les réseaux sociaux.
En plus des données personnelles obtenues par le biais de notre site internet, des courriels informationnels et des technologies connexes, HRM traite également les coordonnées et les autres données personnelles fournies par les personnes concernées :
•    Si nécessaire, pour le traitement d’un dossier par un avocat ou autre prestataire de service dans ce contexte ;
•    Afin de répondre à une demande concernant ou venant de la personne concernée ;
•    Par le biais de formulaires de contact remplis ou autres formes de formulaires électroniques ;
•    Lors de réunions, évènements, séminaires etc. incluant des cartes professionnelles.


Utilisation de technologies similaires
HRM collecte et traite les données personnelles :
•    Disponibles sur ou communiquées par la personne concernée à travers les réseaux sociaux publiquement accessibles, tels que Facebook, LinkedIn ou Twitter ;
•    Disponibles sur les sites internet professionnels publiquement accessibles, tels que les registres de commerce ou autres sources publiques.

Notre site internet peut contenir des liens hypertextes vers des sites internet d’autres parties et des boutons de réseaux sociaux. HRM n’est pas responsable du contenu, de la politique de confidentialité et/ou de l’utilisation de cookies de ou par ces sites internet ou des services offerts par les plateformes de réseaux sociaux.


Finalités du traitement des données personnelles
HRM et ses membres traitent les données personnelles pour les finalités suivantes :
•    Afin de poursuivre l’exécution d’un contrat avec la personne concernée pour une prestation de services par nos avocats et/ou toute autre personne impliquée dans le dossier et dans la facturation ;
•    Afin de remplir des obligations légales ;
•    Afin d’engager ou de maintenir les relations avec les contacts, clients et potentiels clients ; les coordonnées sont sauvegardées dans une base de données et peuvent être utilisées pour envoyer des informations, des mises à jour, des invitations à des évènements et séminaires, et des informations demandées ;
•    Afin d’évaluer les statistiques de consultation du site HRM et afin d’avoir une idée du nombre de visiteurs et des sections consultées et afin d’apporter des améliorations au site internet. Ces données ne permettent pas d’identifier les personnes concernées. 
•    Afin de contrôler l’accès et garantir la sécurité ; veuillez noter que les propriétaires des locaux des bureaux de HRM peuvent imposer des mesures de sécurité supplémentaires telles qu’une vidéosurveillance ou l’enregistrement des visiteurs, et par conséquent agir, dans cette finalité, en tant que responsable de traitement des données.


Fondements juridiques pour le traitement des données
Le traitement des données personnelles est fondé sur l’un des fondements juridiques suivants, prévus par le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD (Règlement UE No 2016/679), en fonction de la catégorie des données personnelles concernées et des raisons pour lesquelles elles sont utilisées :
•    Afin de poursuivre ou conclure un contrat pour la prestation de services juridiques ou de poursuites, dans la mesure nécessaire ;
•    Afin de se conformer à une obligation légale selon le droit national applicable au membre de HRM ;
•    Afin de promouvoir les intérêts légitimes de HRM, par exemple pour envoyer des informations et invitations à des séminaires et évènements, pour demander l’évaluation de nos compétences et des services pour les répertoires juridiques etc. ;
•    Sur la base du consentement de l’usage spécifique des données personnelles, auquel cas le consentement peut être révoqué à tout moment.


Sous-traitants 
Les prestataires informatiques qui traitent les données personnelles au nom de HRM n’y procèdent que conformément à nos instructions. Nous avons conclu avec ces prestataires de services des contrats qui respectent les exigences prévues par le RGPD.


Partage des données personnelles avec des tiers
Dans les cas où cela est nécessaire ou exigé, HRM et ses membres peuvent partager les données personnelles avec des tiers, afin de traiter un dossier, conclure un contrat, remplir une obligation légale, se conformer à décision judiciaire, organiser un séminaire ou dans le cas d’une fusion ou d’une réorganisation etc.

Veuillez noter que les données personnelles ne sont jamais partagées dans des finalités strictement commerciales.


Transmission des données en dehors de l’Espace économique européen (EEE)
Il peut s’avérer nécessaire pour HRM de transmettre des données personnelles à des parties situées en dehors de l’Espace économique européen (EEE) pour les raisons mentionnées ci-dessus, tout en maintenant un niveau de protection adéquate conformément aux exigences du RGPD.

Durée de conservation des données personnelles
HRM ne conserve les données personnelles que pendant la durée nécessaire et/ou pour la durée exigée selon des obligations réglementaires et statutaires et/ou des standards professionnels et/ou afin de remplir l’objectif pour lequel les données sont traitées ;


Confidentialité et sécurité
HRM, ses membres et toute autre entité traitant les données personnelles à notre nom, s’engagent à assurer la confidentialité et la sécurité des données. À cette fin, toutes les mesures techniques, organisationnelles et politiques de sécurité de l’information ont été prises. Les données personnelles sont efficacement protégées contre les accès non-autorisés, modifications, usages inappropriés, perte et destruction.


Candidatures en ligne
Les postes à pourvoir sont annoncés sur le site internet de HRM. Des candidatures spontanées peuvent également être effectuées. Les candidatures peuvent être envoyées par voie postale ou par courriel. Le membre de HRM auquel vous avez adressé votre candidature reçoit les données personnelles contenues dans votre dossier de candidature. Si votre candidature est soumise à HRM, le membre HRM concerné traite, aux seules fins de la procédure de candidature, les données de votre candidature (titre, nom, courriel, adresse postale, poste) et tout autre document l’accompagnant (par exemple, C.V., lettre de recommandation, diplômes, lettre de motivation). Le membre HRM vous informe de l’avancée de votre candidature et des éventuelles démarches à suivre. Quatre semaines après communication de sa décision concernant votre candidature  (6 mois pour l’Allemagne), il efface vos données personnelles, à moins que vous n’ayez donné votre consentement pour que nous les conservions pour une plus longue période. Si nous concluons un accord de collaboration avec vous, les données fournies seront intégrées à votre fichier personnel.


Questions ou réclamations
Les personnes concernées peuvent exercer les droits prévus par le RGPD et par la présente Déclaration de confidentialité (dont le droit d’accès, le droit de rectification, le droit d’effacement, le droit de déférencement, le droit de limitation des données personnelles ainsi que le droit de transférer les données à une autre partie). Toute question ou réclamation doivent être adressées à .

Pour toute question ou réclamation concernant l’utilisation de vos données personnelles par le membre allemand "Hoyng Reimann Osterrieth Köhler Haft Monégier du Sorbier Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB (Düsseldorf, Mannheim et Munich)", merci de contacter le délégué à la protection des données de ce membre: Ivan Dimitrov, Steinstraße 20, D-40215 Düsseldorf; Allemagne, email: , phone: + 49 211 550 220.

Vous pouvez également contacter l’autorité de protection des données compétentes pour davantage de précisions et d’informations sur le RGPD.

Modifications 
En cas de modification des données personnelles demandées, du mode de traitement et d’utilisation par HRM des données personnelles ou des règles applicables, la présente Déclaration de confidentialité sera modifiée en conséquence. Veuillez consulter la version la plus récente ainsi que le site de HRM régulièrement afin d’être tenu informé.

25 mai 2018 – Mise à jour 22 janvier 2019