Privacy Statement

HOYNG ROKH MONEGIER LLP (Amsterdam, Brussel), HOYNG ROKH MONEGIER AARPI (Parijs), Hoyng Reimann Osterrieth Köhler Haft Monégier du Sorbier Partnerschaftsgesellschaft von Rechtsanwälten mbB (Düsseldorf, Mannheim, München) en 

HOYNG ROKH MONEGIER Spain LLP (Madrid) zijn leden van HOYNG ROKH MONEGIER Europe LLP (gezamenlijk aangeduid als “HRM”, individueel als een “lid” of de ”leden”).

Elk lid is een verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens met betrekking tot cliënten, potentiële cliënten, zakelijke contacten en alle andere personen die HRM/een lid contacteren of van wie HRM/een lid persoonsgegevens ontvangt. Wij delen persoonsgegevens met andere HRM leden waar en wanneer nodig en treden in dat geval op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. 

De Privacy Verklaring beschrijft welke soorten en categorieën van persoonsgegevens door elk van de leden van HOYNG ROKH MONEGIER Europe LLP worden verzameld en verwerkt, het doel en de rechtsgrond voor het verzamelen en verwerken van deze gegevens, de duur van de verwerking, de veiligheidsmaatregelen die we implementeren om uw gegevens te beschermen evenals de rechten die u als betrokkene hierbij heeft. 

Toepassingsgebied van deze Privacy Verklaring 

Deze Privacy Verklaring is van toepassing op iedereen waarvan HRM, of één of meer van zijn leden, persoonsgegevens verwerkt, zoals bijvoorbeeld: 

cliënten 

potentiële cliënten 

contacten

bezoekers van de HRM website

ontvangers van informatie door HRM verzonden

overige personen die HRM contacteren of van wie HRM of een lid van HRM persoonsgegevens verwerkt, waaronder begrepen sollicitanten.

Verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van onze zakenrelatie, door u aan ons verstrekt of door ons verkregen, zij het rechtstreeks, gedurende een bezoek aan onze website of na ontvangst van HRM informatie, en persoonsgegevens die wij op andere wijze hebben verkregen, waaronder begrepen via professionele sociale media.

In aanvulling op bovenstaande, verwerken wij eveneens contact gegevens en andere door u verstrekte persoonsgegevens:

wanneer dat nodig is voor de behandeling van uw dossier door een advocaat of door een andere dienstverlener in de context van uw dossier; 

om te voldoen aan uw verzoek of een verzoek dat u betreft;

via het invullen van contactformulieren of andere elektronische formulieren;

tijdens vergaderingen, seminars of evenementen en via verstrekte visitekaartjes.

Gebruik van soortgelijke technologieën

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens:

beschikbaar op of verstrekt door u aan ons via publieke professionele sociale media zoals Facebook, Linkedin of Twitter;

beschikbaar op publiek toegankelijke professionele websites, zoals het handelsregister en andere publieke bronnen.

Onze website bevat mogelijk hyperlinks naar websites van andere partijen of sociale media. HRM is niet verantwoordelijk voor de inhoud, het privacy beleid en/of het gebruik van cookies van die websites of de diensten aangeboden door deze sociale media platforms. 

Doeleinden voor het verwerken van uw persoonsgegevens

 HRM en de leden gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

om een met u gesloten overeenkomst voor dienstverlening door onze advocaten en/of door anderen die betrokken zijn bij uw dossier uit te voeren en voor facturering; 

om wettelijke verplichtingen na te komen;

om in contact te komen of te blijven met onze connecties, cliënten en potentiële cliënten; uw contactgegevens worden opgenomen in een database en kunnen gebruikt worden om u informatie, updates, uitnodigingen voor seminars of evenementen dan wel door u gevraagde informatie toe te sturen;

om gebruikersstatistieken van onze website te genereren die ons inzicht geven in het aantal bezoekers alsook in de secties die bezocht worden en om de website te verbeteren. Deze gegevens kunnen geen personen identificeren.

voor toegangscontrole en veiligheidsredenen; de eigenaren van onze kantoorgebouwen kunnen aanvullende veiligheidsmaatregelen opleggen zoals camerabewaking en bezoekersregistratie en handelen dus als verwerkingsverantwoordelijken voor deze doeleinden.

Wettelijke gronden voor verwerking

Afhankelijk van de categorieën van de betrokken persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor wij deze gebruiken, verwerken wij persoonsgegevens op basis van één van de volgende wettelijke gronden zoals neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU) 2016/679:

ter uitvoering van een overeenkomst of ter voorbereiding op het sluiten van een overeenkomst voor juridische dienstverlening of het uitoefenen van uw rechten door procesvoering, voor zover als nodig;

op grond van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn in het kader van nationale wetgeving van de HRM leden;

in verband met ons gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld om u informatie te zenden, u uit te nodigen op seminars of evenementen, om u een beoordeling te vragen van onze diensten en vaardigheden voor legal directories;

op basis van toestemming voor een specifiek gebruik van uw persoonsgegevens; in dit geval kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Verwerkers

IT dienstverleners die voor ons persoonsgegevens verwerken doen dit uitsluitend op onze instructies. Met deze verwerkers worden overeenkomsten gesloten die voldoen aan de vereisten van de AVG.

Delen van persoonsgegevens met derde partijen 

Indien nuttig of vereist, delen wij persoonsgegevens met derde partijen om uw dossier te behandelen, een overeenkomst te sluiten, om een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel na te komen, om een seminar te organiseren of in geval van een fusie of reorganisatie van ons kantoor, enz.

Wij delen uw persoonsgegevens echter nooit uitsluitend voor commerciële doeleinden met derde partijen. 

Gegevensoverdracht buiten de EER (Europese Economische Ruimte)

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten overdragen aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) om de bovengenoemde redenen, in overeenstemming met de AVG-vereisten waarbij sprake zal zijn van een passend beschermingsniveau.

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig en/of vereist volgens wettelijke of regelgevende verplichtingen en/of professionele normen en/of nuttig voor de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken. 

Vertrouwelijkheid en beveiliging

HRM, de leden en elke entiteit die namens ons persoonsgegevens verwerkt, verbinden zich ertoe om de vertrouwelijkheid en veiligheid van gegevens te waarborgen. Hiertoe zijn alle passende beleidsmaatregelen en maatregelen op het gebied van technische, organisatorische en informatie beveiliging geïmplementeerd. Persoonsgegevens worden effectief beschermd tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, oneigenlijk gebruik, verlies en vernietiging. 

Vragen of klachten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U kunt de rechten die door de AVG worden toegekend met betrekking tot uw persoonsgegevens en de onderhavige verklaring uitoefenen, waaronder begrepen het recht tot toegang, verbetering en verwijdering van persoonsgegevens, het recht om bezwaar te maken tegen of te vragen een bepaald gebruik van uw persoonsgegevens te beperken of over te dragen naar een andere partij. Indien u vragen of klachten hebt, kunt u een e-mail sturen naar: . U kunt uiteraard ook steeds contact opnemen met de lokale autoriteit voor de gegevensbescherming voor richtlijnen of rapportering met betrekking tot de AVG.

Wijzigingen 

Indien er wijzigingen optreden in de persoonsgegevens die wij van u vragen, de wijze waarop wij deze gebruiken of in de toepasselijke wet- of regelgeving, zullen wij deze Privacy Verklaring dienovereenkomstig aanpassen. Wij adviseren u daarom om regelmatig de laatste versie van deze Privacy Verklaring en onze website te bekijken om geïnformeerd te blijven.

 

25 mei 2018